Ikke kast bort penger på intranett

21. Oct 2016

Et vellykket Intranett kan være en fantastisk investering i kulturbygging og samhandling. Men altfor ofte ender mange bedrifter med å investere mye tid og penger på løsninger som skaper irritasjon og frustrasjon for de ansatte.

IT-løsninger som skaper frustrasjon er absolutt ikke noe nytt, vi ser det i de aller fleste offentlig løsninger. Men hvorfor er det slik? Jeg tror mye av grunnen er fordi man ofte tror at teknologi alene er løsningen. IT-avdelingen kjører prosjektet, det utarbeides en flott kravspesifikasjon og løsningen rulles ut - "check", problemet er løst.

Ofte velges Microsofts Sharepoint som løsning, og alle er fornøyd. Ikke at jeg personlig har noe i mot Sharepoint, men man kommer ikke utenom at det er en koloss av en hyllevare. Å tro på at en slik løsning løser den unike bedriftens reelle behov er i beste fall ambisiøst.

It makes the simple things very simple, and the hard things impossible

Sagt om Sharepoint

Flere meninger om Sharepoint på StackExchange

intranett

Hvordan lykkes med intranett?

Start heller i andre enden og la valg av teknisk løsning vente. Hvorfor trenger vi et intranett? Hva er målsettingene for bedriften? Hva blir den reelle verdiskapningen? Og, ikke minst, hvilke reelle behov har de ansatte? Om det ikke finnes et reelt behov, vil løsningen aldri oppleves positivt uansett hvor mye ledelsen måtte ønske det.

Når de reelle behovene er avdekket, lag en prioritering over hva som er kritisk å ha med og hva som er "nice to have". I tillegg bør det være en god plan for organiseringen både før og etter prosjektet. Hvem skal publisere og vedlikeholde innhold og design? Trolig bør ansvaret ligge hos markeds- og/eller kommunikasjonsavdelingen. Å tro at intranettet innholdsmessig kan leve sitt eget liv er sikreste vei til et intranett som ikke lever.

Vurder samhandling og dokumenthåndtering nøye

Gjør en grundig vurdering om en ny samhandling- og dokumenthåndteringsløsning er svaret, eller om dagens løsning kan fungere med modifikasjoner. Samhandlingsløsninger er kostbare og krever ofte at ansatte må endre måten de jobber på. Her skal du trå varsomt. I verste fall kan det føre til misnøye og mindre effektivitet enn tidligere. For mange mindre selskaper kan løsninger som Google Apps og Dropbox løse mange av behovene (uten å gå inn på sikkerhetsaspektene rundt dette, som selvsagt bør vurderes).

Angriper du prosjektet slik vil du trolig endre tilnærmingen og du vil forhåpentligvis få en enklere og mer fokusert kravspesifikasjon med fokus på reelle brukerhistorier og oppgaver.

Løsningen er en moderne designtilnærming

Hvorfor skal ikke et intranettprosjekt også løses på samme måte som webprosjekter? Da har man fokus på reelle brukeroppgaver som i prioritet rekkefølge løses ved hjelp av en designtilnærming og deretter rulles ut ved hjelp av moderne webteknologi.

Vi vet også at det bør være en viss grad av brukerglede. De ansatte bør ikke føle seg tvunget inn i løsningen, men det bør være det naturlig startstedet på arbeidshverdagen. Om det i tillegg føles morsomt eller positivt å være der, er det et stor pluss. Fordi vi mennesker er flokkdyr, vet vi at løsninger som kombinerer i en viss form for sosiale elementer er mer populære fordi vi vil være der andre også er.

Kort oppsummert er mine råd til et vellykket intranettprosjekt slik:

  1. Avdekke de reelle behov blant bedriftens ansatte
  2. Vurder eventuell samhandling og dokumenthåndtering nøye
  3. Prioriter mellom kritisk og "nice-to-have" funksjonalitet
  4. Angrip prosjektet med en designtilnærming
  5. Lag et produkt de ansatte ønsker å bruke

Derfor laget vi ByteHub

Vi i Byte angriper intranettprosjekter som beskrevet ovenfor. Bytehub er på mange måter et teknisk rammeverk for et intranett. En basis klar til å bygges på med unike funksjoner, design og integrasjoner. Vi har kalt dette ByteHub Enterprise.

Samtidig har vi lyst til å tilby småbedrifter som ofte kun har behov for bedre informasjonsflyt innad i bedriften, en ferdig løsning driftet i skyen til en rimelig inngangsbillett. Dette er ByteHub SaaS (Software as a Service). Vi lanserer Bytehub våren 2015.

Kontakt oss for å høre mer om hvordan Bytehub kan gi deg et bedre intranett

macbook-air
X